Managementondersteuner

Ben jij een proactieve managementondersteuner die energie krijgt van organiseren, vooruitdenken en samenwerken? Werk je graag zelfstandig, maar voel je je ook thuis in een team waarin je elkaar versterkt? Dan is dit jouw kans om te werken in het hart van de Douane, binnen team IT staf. Interesse? Lees snel verder. **Dit doe je bij de Douane** Als Managementondersteuner binnen de Directie IT ben jij de spil in de ondersteuning van leidinggevenden. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, afspraken goed zijn georganiseerd en de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Dankzij jouw proactieve houding en organisatorische vaardigheden kunnen leidinggevenden zich richten op hun kerntaken. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit: * Het beheren, plannen en optimaliseren van complexe agenda’s van leidinggevenden binnen de Directie IT. * Het organiseren van afspraken, terugkerende overlegreeksen, personeelsgesprekken, heisessies en andere bijeenkomsten waarbij je afstemt met interne en externe stakeholders, waaronder collega\-managementondersteuners. * Het beheren van inkomende e\-mailstromen, waarbij je berichten prioriteert, rubriceert, waar nodig afhandelt en actiepunten signaleert. * Het ondersteunen van vergaderingen door het opstellen van agenda’s, notuleren van overleggen en bewaken van actie\- en besluitenlijsten. * Het plaatsen en administratief verwerken van uiteenlopende bestellingen, zoals ICT\-middelen, arbomiddelen, kantoorartikelen en attenties voor medewerkers. * Het boeken van hotelovernachtingen in binnen\- en buitenland en het verzorgen van de bijbehorende administratieve afhandeling. * Het fungeren als eerste aanspreekpunt en gezicht van directie IT voor interne en externe contacten. Dit behelst het ontvangen van bezoekers en optreden als gastvrouw of gastheer tijdens bezoeken en bijeenkomsten maar ook het doorverwijzen van collega’s naar de juiste personen, processen en informatie. Je werkt hybride: in afstem